+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

С какого времени требуются приказы на выдачу денег а подотчет

Содержание

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году

С какого времени требуются приказы на выдачу денег а подотчет

В некоторых ситуациях организации необходимо выдать своим сотрудникам наличные деньги под отчет. В каких ситуациях это возможно, и как это делается, вы можете узнать из следующей статьи.

Подотчетные деньги – это наличность, которая выдается работнику компании (подотчетному лицу) на затраты, связанные с осуществлением деятельности предпринимателя или компании.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году может быть осуществлена на следующие цели:

  • На хозяйственные затраты;
  • На приобретение активов;
  • На расходы в командировке;
  • На оплату расчетов по контрактам;
  • На расходы филиалов и подразделений организации, находящихся на общем балансе.

Особенности выдачи наличности

  1. Наличность на расходы в командировке выдается в размере, полагающемся на такие затраты.
  2. Сотрудники, получившие наличность в подотчет, должны отчитываться о расходовании полученных сумм. Они должны сделать это в течение трех дней по истечению срока, на который выдавалась наличность.

    Если средства выдавались на поездку в командировку, не позднее трех дней с момента возвращения из нее. Отчет происходит путем подачи в бухгалтерию специальной авансовой отчетности о потраченных суммах.

  3. Наличность в подотчет может быть выдана только в том случае, если лицо полностью отчиталось по ранее полученным средствам.

  4. Передавать полученные деньги посторонним лицам категорически запрещено.

Приказ о выдаче средств

Управляющим организации должен быть издан приказ, в котором прописывается процедура выдачи и списания денег под отчет. В нем должна содержаться следующая информация:

  • Список сотрудников, которые могут получать подотчетные средства (обязательно указывается должность, фамилия и инициалы работника);
  • Сроки, на которые может выдаваться наличность;
  • Порядок подачи и утверждения авансовой отчетности.

Сотрудники организации, которым управляющий компании дал право получать наличность по отчет, должны быть ознакомлены с данным приказом. Также, они должны будут поставить свою подпись, в подтверждение ознакомления.

Кроме того, с сотрудниками, числящимися в приказе, должен быть заключен контракт о материальной ответственности.

Образец приказа можно найти в статье.

На какой срок выдается наличность

Предприниматель или управляющий организации вправе сам решить, на какой срок выдать деньги. Законодательством данный вопрос не регулируется. Самое главное, чтобы этот срок был указан в заявлении сотрудника, и управляющий был полностью согласен с этим сроком.

Как уже было написано выше, подотчетная наличность должна быть возвращена не позднее, чем по истечению трех дней с момента окончания срока, на который выдавались средства. В случае если в заявлении не указывается, на какой срок сотрудник получает наличность, возвратить их нужно будет в течение трех дней с момента получения.

Если наличность была выдана на длительный период (к примеру, несколько месяцев), сотрудник имеет полное право не возвращать их до окончания назначенного срока. Досрочно их вернуть можно по собственному желанию, или при увольнении.

Документальное оформление выдачи

При выдаче подотчетных средств должны быть оформлены следующие документы:

  1. Служебная записка от инициатора выдачи – в ней должно быть обоснование того, что выдача денег действительно нужна. Также, должен быть прописан исполнитель. Если инициатором выступает управляющий компании, оформлять данную записку нет необходимости.
  2. Приказ руководства о подотчетных сотрудниках – в нем отражается, кому может быть выдана наличность и в каких суммах.
  3. Кассовые ордера по расходу.
  4. Специфические документы (с учетом содержания трудовых поручений). Такими документами могут выступать:
  • Удостоверение работника, направленного в командировку;
  • Рабочее задание;
  • Книга регистрации работников, отправленных в командировки;
  • Доверенности на оплату товаров и работ от лица компании, книги учета таких доверенностей.

Процедура выдачи наличности

Выдача денежных средств под отчет осуществляется в несколько этапов:

  1. Проверка наличия долга по ранее предоставляемым суммам. Стоит узнать, не имеется ли у сотрудника долга по полученным ранее подотчетным деньгам. Если задолженность есть, выдавать деньги нельзя.
  2. Получение заявление.

Сотрудник должен написать заявление на имя директора компании о выдаче ему денег под отчет. Законодательно установленной формы заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. Главное, чтобы в тексте было прописано: сумма выдаваемой наличности и срок выдачи.

Управляющий должен проставить на заявлении свою подпись и дату. Выдавать подотчетные средства без данного заявления нельзя.

После того, как заявление было получено и подписано, можно оформлять расходный кассовый ордер. Ордер может оформить:

  • Главный бухгалтер;
  • Бухгалтер или иной должностной сотрудник (в том числе кассир);
  • Управляющий компании (если отсутствует бухгалтер или главный бухгалтер).

Также, бухгалтер или главный бухгалтер должны подписать данный документ. Если ни одного из них нет на рабочем месте, расходник подписывает директор организации.

Подробнее о расходном кассовом ордере читайте в статье.

Кассир обязан проверить полученный расходник. Если он составлен верно, то получатель средств должен предъявить кассиру документ, подтверждающий личность. После этого подотчетные средства могут быть выданы из кассы. Получатель денег и кассир должны поставить на ордере свои подписи.

В кассовой книге необходимо сделать запись о выписанном ордере. При этом записи в кассовой книге необходимо сверять со сведениями из ордеров. Делать это должен или бухгалтер, или главный бухгалтер. Если они отсутствуют – управляющий компании.

Подробнее о кассовой книге читайте в статье.

Авансовый отчет

Подотчетный сотрудник должен отчитаться о полученных средствах. Сделать это нужно в виде авансового отчета. Данный отчет должен быть предоставлен сотрудником управляющему компании в течение трех дней со дня:

  • Истечения срока, на который были выданы деньги;
  • Возвращения из командировки;
  • Выхода на работу (с отпуска или с больничного).

К отчету необходимо приложить бумаги, которые могут подтвердить осуществление расходов. Этими документами могут быть различные чеки. Сдается данная отчетность либо бухгалтеру, либо главному бухгалтеру, а при их отсутствии – директору компании.

Сотрудник, которому был сдан отчет, должно проверить его на:

  • Наличие подтверждающих бумаг;
  • Целевое расходование денег;
  • Правильность оформления самого отчета и подтверждающих бумаг;
  • Соответствие потраченных сумм.

Срок проверки, утверждение отчета и окончательный расчет устанавливает директор организации. После того, как отчет был утвержден, подотчетные средства списываются с баланса организации.

Но не все так просто. Бывают случаи, когда сотрудник потратил больше или меньше денег, чем получил под отчет. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

  1. Потратил меньше. В такой ситуации, для принятия денег обратно, главный бухгалтер должен оформить кассовый ордер по приходу, в котором он должен отразить возвращаемую сумму.
  2. Потратил больше. После того, как авансовая отчетность была утверждена, перерасход возвращается сотруднику по ордеру по приходу. Реквизиты данного ордера должны быть внесены в авансовый отчет.

Образец приходного ордера можно найти в статье.

Также может возникнуть ситуация, когда сотрудник вовремя не отчитался о полученных средствах и не вернул остаток. В таком случае, не возвращенные деньги можно вычесть из его зарплаты. Для этого необходимо:

  • Получить согласие от сотрудника на вычет данной суммы (если он не согласится, можно взыскать деньги путем обращения в суд).
  • Управляющий организации должен издать приказ об удержании. Сделать это нужно в течение месяца со дня истечения срока возврата подотчетных средств. Если данный срок не соблюсти, получить деньги обратно можно будет только через суд.
  • Ознакомить сотрудника с текстом данного приказа.

Следует учитывать, что сумма удержаний должна быть не более двадцати процентов от суммы заработной платы сотрудника. Если размер долга больше, чем данный предел, удержания производятся из нескольких зарплат.

Максимальная сумма подотчета

В соответствии с законодательством, расчеты по одному договору должны составлять не более ста тысяч рублей. Считается, что данное ограничение нельзя превышать. Однако некоторые нюансы все же имеются.

Данное ограничение установлено только на расчеты по договорам между компаниями и предпринимателями. А на расчеты с гражданами, которыми являются работники организации, данный лимит не распространяется. В данные расчеты входят выдача наличности под отчет, выплата заработной платы и социальные выплаты.

Главное, чтобы при расчетах с предпринимателями и компаниями, сотрудники не превышали лимит в сто тысяч рублей.

То есть, руководитель организации может выдавать подотчет любую сумму средств, в пределах финансовых возможностей.

Могут ли кассиры получать подотчетные средства

Подотчетные деньги выдаются из кассы компании. Если касса в организации временно отсутствует, данные суммы можно выдавать кассирам. Однако данное действие обязательно должно быть согласовано с кредитной организацией.

То есть, организация может выдавать кассирам денежные средства на выплату зарплаты работникам при правильном оформлении всех необходимых документов.

Выдача в подотчет в бюджетных компаниях

Выдача наличности в подотчет в бюджетных компаниях полностью совпадает с процедурой выдачи в частных компаниях.

Если средства выдаются на расходы в командировке, их размер определяется или коллективным контрактом, или нормативным актом.

Денежные средства также выдаются только по заявлению работников. Обязательно нужно проверить, отчитался ли сотрудник за прошлые полученные деньги.

Спорные ситуации

  1. Сотруднику нужно срочно получить подотчетные средства, а управляющий компании находится в отпуске – деньги может выдать или финансовый директор или бухгалтер, но только при наличии доверенности.
  2. Директор в устной форме попросил бухгалтера выдать ему деньги – выдавать деньги нельзя, это можно сделать только по письменному заявлению.

  3. Сотруднику необходима сумма более ста тысяч рублей – выдать наличность можно, так как предельный лимит распространяется только на расчеты с предпринимателями и организациями.

  4. Если необходимо приобрести материалы по гражданско-правовому контракту, наличность выдается подрядчику – в данном случае никаких нарушений кассовой дисциплины нет, так как с июня 2016 года сотрудник, работающий по такому договору, считается сотрудником организации.

  5. Бухгалтер настаивает на том, чтобы подотчетный сотрудник подписал договор о материальной ответственности – выдача наличности под отчет не служит основанием для заключения такого договора. Если сотрудником не будут возвращены оставшиеся средства, их можно будет удержать из зарплаты работника.

Небольшая памятка бухгалтерам

Бухгалтера всегда должны помнить следующие правила:

  1. Работник должен написать заявление на получение наличности из кассы.
  2. Операция по выдачи средств должна быть оформлена ордером по расходу.
  3. Если средства израсходованы не полностью, они должны быть возвращены обратно в кассу.
  4. Новый аванс нельзя выдать до тех пор, пока сотрудник не отчитался за старый.
  5. Одному подотчетному лицу нельзя выдать более ста тысяч за один раз.
  6. Расходование средств должно быть подтверждено документально (чеками, квитанциями, актами, накладными).
  7. Для того чтобы подтвердить оплату товара, недостаточно одного кассового чека, нужен еще товарный.
  8. Если деньги не были возвращены в установленный срок, их удерживают из зарплаты работника. На суммы подотчетный средств начисляется НДФЛ. Если возникнут спорные ситуации, их необходимо оспаривать через суд.

Подробнее о бухгалтерском учете подотчетных средств читайте в статье.

Источник: https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/vydacha-deneg-v-podotchet-iz-kassy

Порядок выдачи денег в подотчет

С какого времени требуются приказы на выдачу денег а подотчет

Чаще всего организации и предприниматели приобретают материалы или получают услуги через своих работников, которым для этого выдаются в подотчет денежные средства. Однако выдача таких денег строго контролируется на законодательном уровне — Порядком осуществления кассовых операций, и очень часто проверяется уполномоченными на это органами.

Что такое подотчетные средства

Подотчетные средства — это деньги, которые компания или предприниматель выдают своим работникам для совершения конкретных расходов. При этом подотчетные лица должны быть закреплены в специальном приказе, либо обозначены в учетной политике.

Важно! В подотчет могут брать не только работники самой фирмы, но и физические лица, с которыми заключен договор подряда (гражданско-правовой).

Кроме этого, в упомянутых нормативных документах также желательно указать все те виды расходов, на которые можно тратить полученные суммы, а также в течение какого времени сотруднику нужно предоставить оправдательные документы (накладные, чеки, квитанции и т. д.).

Кассир осуществляет выдачу денег после того, как работник написал заявление на выдачу денег в подотчет. В нем обязательно нужно указать на что предполагается их потратить, и в какой срок отчитаться.

Главным подтверждающим документом является авансовый отчет по форме АО-1, который составляется сотрудником самостоятельно, или уполномоченным работником бухгалтерии. При этом основания, которые проставляются в документе, должны быть идентичны указанным в заявлении целям.

На какие цели могут выдавать деньги в подотчет

Закон устанавливает основные направления, на которые можно потратить полученные в подотчет средства. Они включают:

  • Служебные командировки и прочие поездки;
  • Оплата полученных работ и услуг;
  • Приобретение ТМЦ;
  • Несение представительских расходов и т. д.

Запрещено выдавать в подотчет средства для приобретения объектов основных средств, а также для осуществления платежей между предпринимателями и организациями свыше закрепленного законодательством лимита 100 тыс. рублей.

Порядок выдачи и возврата подотчетных денег

Работник может получить подотчетные средства несколькими путями.

Выдать деньги под отчет можно наличными деньгами, используя кассу предприятия. В этом случае кассиру нужно оформить расходный кассовый ордер.

Для того, чтобы получить деньги в подотчет наличными, сотрудник независимо от своей должности в компании обязан составить заявление на данную операцию с указанием цели и срока.

Не нужно оформлять документ, если происходит возмещение работнику ранее потраченных личных сумм, а также при выдаче суточных на командировку.

Важно! Если при проведении проверки контролирующими органами такое заявление будет отсутствовать, что на компанию может быть наложен штраф в 50 тыс. рублей.

Оформленный документ должен быть подписан руководителем компании. Если заявление составляет директор, то оно несколько отличается по своей формулировке. В нем он не просит выдать ему средства, а определяет факт такой необходимости.

Также в такого рода заявлении должно быть создано отдельное пустое поле для бухгалтера. В нем он должен проставит данные о том, имеется или нет у данного работника долг по ранее выданным подотчет суммам.

Важно! Законодательством запрещено выдавать работнику деньги, если такая задолженность имеется. За это, в случае проверки, также может быть наложен штраф в 50 тыс. рублей.

Кроме выдачи подотчета наличными деньгами, можно перевести деньги под отчет на карту или на расчетный счет сотрудника. Для такого события ему нужно написать соответствующее заявление, к которому приложить банковские реквизиты.

Внимание! Если такое заявление не будет составлено, то налоговая при проверке может решить, что было осуществлено перечисление дохода и обложить эти суммы налогом НДФЛ. Кроме этого при составлении платежного поручения в поле «Назначение платежа» нужно указать, что это именно выдача подотчетной суммы.

Документ, которым сотрудник произведет подтверждение расходования перечисленных денег — это чек из банкомата, платежного терминала магазина, банковская выписка, которые нужно приколоть к авансовому отчету.

Внимание! Если на карту перечисляется дополнительная сумма суточных при нахождении работника в командировке, то писать еще одно заявление нет необходимости. Однако отличаться по всем этим суммам придется сразу по возвращении из поездки.

Если выданные подотчет деньги были потрачены не в полном объеме, то работнику нужно внести оставшиеся средства в кассу организации после проверки его авансового отчета. Во время этой процедуры кассир должен составить приходный кассовый ордер, данные которого (номер, дата, сумма возврата) проставляются в нижней части авансового отчета.

Сроки выдачи денег в подотчет

На законодательном уровне нигде не закреплен точный срок, на который разрешается выдавать работникам подотчетные деньги. Его компания может установить самостоятельно, и закрепить свое решение в учетной политике.

Работник обязан проставить срок, на который запрашиваются суммы, в заявление во время его составления. В случаях, когда он это не сделал, считается, что деньги получены только на текущий день, а потому в конце дня должен быть составлен авансовый отчет или произведен возврат в кассу.

Очень часто руководство компании самостоятельно решает, как деньги под отчет на какой срок. При необходимости это время может устанавливаться в индивидуальном порядке.

Руководитель компании, несмотря на свой статус на фирме, не освобождается от обязанности составления заявления и указания в нем необходимого срока.

Важно! Отчитаться по израсходованным денежным средства работник должен в срок трех дней после завершения запрошенного срока.

Источник: https://smbiznes.ru/buhuchet/poryadok-vydachi-deneg-v-podotchet.html

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

С какого времени требуются приказы на выдачу денег а подотчет

БУХУЧЕТТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯСТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫНДСНДФЛКАССОВАЯ ДИСЦИПЛИНА

  • Новости
  • Кассовая дисциплина

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция 12 марта Денис Покшан Эксперт «Бухгалтерии Онлайн»

На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет. Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

  • покупки товарно-материальных ценностей;
  • осуществления расходов в командировке;
  • расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.

14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание).

Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1: Получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены: – сумма наличных денежных средств; – срок выдачи.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Шаг 2: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88. Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п.

 4 Указания): – главный бухгалтер; – бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета; – руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 3: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается  получателем и кассиром.

Шаг 4: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).

Потрачено меньше

Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

  • получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
  • в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
  • ознакомить с приказом работника  (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат (см. также «Как правильно производить удержания из заработной платы»).

Неоднозначные ситуации

СитуацияРешение
Заявление на выдачу денег
Работнику требуются наличные деньги под отчет, но руководитель в отпуске.По общему правилу, на заявлении должна быть проставлена дата и подпись руководителя компании. Однако на основании доверенности согласовывать заявления о выдаче денег могут и уполномоченные лица (например, бухгалтер или финансовый директор).
Генеральный директор устно просит бухгалтера выдать ему под отчет наличные денежные средства.Безопаснее получить от директора заявление о выдаче денег. Дело в том, что в силу подпункта 6.3 пункта 6 Указания письменное заявление от подотчетного лица необходимо.
Лимит выдаваемых сумм
Работнику требуется наличная сумма, превышающая лимит наличных расчетов (более 100 000 рублей).Предельный размер расчета наличными по одной сделке (100 000 руб.), в принципе, не применяется при выдаче подотчетных сумм. Однако этот лимит следует учитывать, если деньги выдаются для расчетов с другими организациями или предпринимателями по договору с ними.
Внештатный работник
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору денежные средства требуется выдать исполнителю или подрядчику по договору ГПХ, а не штатному работнику.С 1 июня 2014  года деньги под отчет можно выдавать и лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. С этой даты для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор.
Материальная ответственность
Бухгалтер настаивает на заключении с подотчетным лицом договора о полной материальной ответственности.Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.02 № 85. Кроме того, если работник не вернет полученную сумму, то ее можно удержать из заработка и без такого договора.
Использование банковских карт
Работник просит перечислить подотчетную сумму (на административно-хозяйственные расходы) на зарплатную банковскую карту.Существует мнение, что денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:– оплаты командировочных расходов;– компенсации документально подтвержденных расходов.Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, см. «Командировочные можно перечислять на «зарплатную» карту работника»; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13).Мы не исключаем, что перечислить денежные средства на личные карты сотрудников, в принципе, можно и для оплаты административно-хозяйственных расходов. Однако в этом случае целесообразно сделать следующее:- предусмотреть такую возможность в локальном акте;- указать в платежке, что перечисляется именно  подотчетная сумма;- получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту.

Обсудить на форуме (16)РаспечататьВ закладкиОбсудить на форуме (16)РаспечататьВ закладки

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2014/9/9042

Приказ по срокам авансовых отчетов — Moneyprofy.ru

С какого времени требуются приказы на выдачу денег а подотчет

Такая кассовая операция, как получение денежных средств подотчетным лицам, зачастую связана с нарушением финансовой дисциплины в компании. Чтобы не допустить такой ситуации, вам следует четко регламентировать порядок выдачи денег в подотчет. Мы расскажем, какие для этого нужны документы, и дадим образец приказа на выдачу подотчетных сумм (2017).

Образец новых приказов на подотчет

Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам.

В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники.

Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).

Общий приказ о назначении подотчетных лиц

Отметим, что с 19 августа 2018 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе.

Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Образец приказа о подотчетных лицах, 2018

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

  • бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
  • работники заранее планируют свои расходы;
  • работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
  • оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы

Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2018 года.

Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам.

Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

m.ppt.ru

Отправить на почту

Приказ о подотчетных лицах — образец 2017-2018 годов представлен далее — оформляется, как правило, бухгалтерской службой и утверждается руководителем предприятия. Как составить такой приказ и что в нем отобразить?

Как составить приказ о назначении подотчетных лиц образца 2017-2018 годов

Приказ о назначении подотчетных лиц – образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.

Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах — образец его оформления будет представлен ниже — содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия.

Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.

Локальный акт — приказ о подотчетных лицах — должен содержать следующие реквизиты:

  • в шапке — наименование компании;
  • дату (даты) составления/утверждения документа;
  • список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
  • информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
  • Ф. И. О. и подпись руководителя;
  • Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.

Расположение реквизитов при этом должно быть следующим:

О сроках подотчета

Приказ о подотчетных лицах образца 2017-2018 годов должен содержать указание о предельном сроке, на который могут выдаваться деньги под отчет. Дело в том, что в соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У срок, на который выдаются деньги под отчет, ничем не регламентируется, кроме распоряжения руководителя предприятия (путем издания упомянутого выше приказа).

Однако существуют нормативные ограничения по конечной дате сдачи отчета — не позднее трех дней после завершения срока, на который были выданы средства под отчет. Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме.

О других нововведениях 2017 года в расчетах с подотчетными лицами читайте здесь.

Где скачать образец приказа о подотчетных лицах, применяемого в 2017-2018 годах

В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.

Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ. Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.

Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия. В указанном приказе, кроме перечня ответственных лиц, должна быть отображена информация о граничном сроке выдаваемых под отчет средств и их предельной сумме.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

nalog-nalog.ru

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

  • после окончания периода, на который были получены средства;
  • после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 19.08.

2017 деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя.

В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

О возможности выдавать деньги подотчетному лицу до представления отчета по предыдущему авансу читайте в публикации «Новые правила работы с подотчетниками».

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Источник: https://moneyprofy.ru/prikaz-po-srokam-avansovyh-otchetov/

Распоряжение на выдачу подотчетных сумм директору образец

С какого времени требуются приказы на выдачу денег а подотчет

На 2018 год установлен лимит на выдачу наличных подотчетных средств, которые предназначаются для взаиморасчета между юридическими лицами. Такое ограничение составляет не более 100000 рублей по одному соглашению.

Данное правило регламентировано пунктом 6 Указания Банка России №3073-У.

Однако работник вправе осуществить необходимые покупки на любую сумму от собственного имени, так как на взаиморасчеты между предприятием и физическим лицом данное правило не распространяется.

Получается, что если сотрудник от своего имени производит расчеты с юридическим лицом, то лимит может не соблюдаться, и фирма не будет нарушать свой кассовый учет.

А если работник осуществил затраты как представитель компании, то данный установленный финансовый предел нужно выполнять. В противном случае, согласно статье 15.1 КоАП РФ, собственник предприятия понесет штраф в размере 50000 рублей.

Учет средств с подотчетным лицом осуществляется в одинаковом порядке, не зависимо от того, каким образом были оформлены финансы — выданы наличными купюрами или переведены на банковскую карту.

Сроки

Собственник или управляющий компанией лично устанавливает определенный период времени, на который выдаются подотчетные наличные средства. Стоит отметить, что действующими законодательными документами РФ данный срок не ограничивается. Самое главное, это четкое отображение предусмотренных руководителем сроков, в акте под отчетного сотрудника.

Также на заявлении обязательно должна быть личная подпись управляющего, которая обозначает согласие директора компании на действия и сроки их выполнения, указанные в документе.

Оставшуюся подотчетную сумму необходимо вернуть в кассу предприятия не позже трех рабочих дней, по окончанию периода, на который выдавались финансовые средства. В случае если в заявлении о выдаче средств подотчетному лицу не определен срок, то неиспользованные денежные средства возвращаются по истечению трехдневного периода, с момента их получения.

Работник, являющийся подотчетным лицом, имеет полное право не возвращать выданные деньги до окончания установленного периода. Досрочный возврат неиспользованных подотчетных финансов происходит в двух случаях:

  • по личной инициативе трудящегося;
  • при увольнении под отчетного работника.

Основные документы с примерами

Для юридически правильного оформления учета денежных средств, выданных ответственному лицу, должны быть грамотно сформированы следующие документальные акты:

  • заявление ответственного сотрудника о выдаче ему определенных подотчетных сумм;
  • приказ руководителя фирмы о назначении подотчетного трудящегося и о выделении ему конкретной суммы денег на административно-хозяйственные затраты предприятия;
  • заявка на выдачу финансовых средств;
  • служебное письмо.

Заявление на выдачу подотчетных сумм директору

Данное заявление является внутренним документом организации, на основании которого производится выдача финансов из кассы подотчетному лицу.

Такой внутренний акт составляется ответственным сотрудником и подписывается главой компании или его уполномоченным лицом, который имеет право распоряжаться денежной кассой фирмы.

В заявлении необходимо отобразить следующую информацию:

  • сумма средств, выдаваемых под отчет;
  • конкретный срок, на который предоставляются деньги;
  • личные подписи заявителя и руководителя;
  • даты формирования и подписания заявительного акта.

Приказ

Распоряжение или приказ о назначении ответственных лиц за расходы выделенных подотчетных средств является одним из основополагающих документом, так как без его наличия предоставление наличных сумм подотчетному лицу будет не законным.

Заявка

Заявка на выдачу денежных средств составляется подотчетником, после чего руководитель фирмы адресует данный акт финансовому директору или лицу, ответственному за распределение финансов из кассы компании. Данный документ является подтверждением расходования средств из бюджета предприятия.

Служебная записка

Служебная записка формируется руководителем фирмы и является основанием для бухгалтерского отдела на выдачу необходимо подотчетной суммы ответственному лицу.

В основном данный документ заполняется от руки.

В настоящее время введены ограничения на выдачу максимальной суммы денег подотчетнику. Данная сумма не должна превышать 100000 рублей. Однако, если компания производит расходы по нескольким отдельным договорам, то данный лимит распространяется исключительно на одно соглашение.

Максимальная сумма

Стоит отметить, что данное правило распространяется только на взаиморасчеты между юридическими лицами или между индивидуальными предпринимателями и организациями. Если предприятие производит расчеты с физическими лицами, которыми являются все сотрудники организации, то лимит не устанавливается.

Процесс выдачи и учета

Нормативно-правовой базой РФ предусмотрено несколько вариантов осуществления выдачи и учета финансовых сумм подотчетникам.

На карточку

Для такого способа перечисления денег главе компании в первую очередь необходимо внести изменения в учетную политику организации, где будет отображен весь процесс учета и выдачи финансовых средств подотчетному работнику по средствам перевода на его банковскую карточку.

Возврат неиспользованных сумм может возвращаться как наличным способом, так и безналичным, путем обратного перевода с личного счета работника на расчетный сет предприятия.

Данный процесс имеет ряд преимуществ:

  • надежность и своевременность;
  • отсутствие затрат на оказание банковских услуг за снятие наличных средств;
  • нет необходимости в оформлении кассовой документации;
  • возможность передать деньги подотчетнику, который находится в другом городе или стране.

В кассу

такая процедура производится при помощи выдачи финансовой наличности, для которой характерны такие же условия и требования, что и при переводе денежной суммы на пластиковую карту.

основным отличием является то, что возврат денег можно произвести только «наличкой» и только в кассу организации.

особенности расчетов и командировочных расходов представлены в данном видео.

znaybiz.ru

нюансы содержания приказа о выдаче денег под отчет руководителю

Этот документ достаточно оформить один раз, если не происходит изменений в составе подотчетных лиц. В случае, если их список меняется, составляется образец нового приказа на подотчет. Понятие подотчетных денег Так принято называть денежные средства, авансом выдаваемые сотруднику из кассы организации для оплаты нужд предприятия.

Размер сумм, которые можно выдать под отчет, указывается в приказе. Лимит расчетов (не более 100 000 руб. по одному договору) нужно учитывать только при расчете между организациями. При этом все расходы, производимые сотрудниками за счет выданных таким образом денег, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

Максимальная сумма в подотчет в 2018 году Покупка путевок в санаторий для работников вредного производства Приобретение товара через комиссионера и возмещение его затрат за хранение Кто отвечает за нарушение договора поставки Документы

Источник: https://kpasnokamsk.ru/vedenie-ip/buhgalteriya-ip/rasporyazhenie-na-vydachu-podotchetnyh-summ-direktoru-obrazets.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.